Mit der Quimus Bestandserfassung können Sie Ihren aktuellen Warenbestand vollständig erfassen und buchen.
Auf dieser Seite geben wir Ihnen einen Überblick über die Bestandserfassung und wie Sie eine Bestandserfassung durchführen und verbuchen können.
Bestandserfassung Übersicht
Die Seite Bestandserfassung enthält eine Liste aller gebuchten Bestandserfassungen und eine ungebuchte Bestandserfassung, wenn Sie gerade eine Bestandserfassung durchführen.
Gebuchte Bestandserfassungen können nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü, um die Ergebnisse gebuchter Bestandserfassungen herunterzuladen.
Um eine ungebuchte Bestandserfassung zu öffnen, klicken Sie auf das Barcode-Icon „Bestandserfassung„. Über das Drei-Punkte-Menü können Sie weitere Bearbeitungsoptionen auswählen.
Bestandserfassung anlegen
Um eine neue Bestandserfassung anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Icon „+“ oben rechts auf der Seite (1). Geben Sie anschließend den Namen der Bestandserfassung ein (2). Das Anlagedatum wird automatisch eingetragen. Mit „Speichern“ wird die neue Bestandserfassung mit dem Status „ungebucht“ angelegt.
Die neu angelegte Bestandserfassung wird in der Übersicht an erster Stelle der Liste angezeigt. Das Buchungsdatum ist noch leer, Anlagedatum und Anlagenbenutzer werden angezeigt. Anhand des Barcode-Icons ist sofort ersichtlich, dass es sich um eine ungebuchte Bestandserfassung handelt.
Bestand erfassen
Klicken Sie auf das Barcode-Icon, um die Bestandserfassung zu starten oder fortzusetzen.
Sie können Artikel mit einem Handscanner oder durch Eingabe der EAN in das Eingabefeld erfassen. Optional können Sie die Anzahl der Artikel direkt hinter der EAN durch Komma getrennt eingeben <EAN, Nummer>.
Artikel können auch über „Artikel aus der Bibliografie hinzufügen“ oder über einen „Dateiimport“ hinzugefügt werden.
In der Liste werden in der Standardeinstellung nur die Erfassungssätze des aktuellen Benutzers angezeigt, dies wird auch durch den Filter Chip „Nur vom aktuellen Benutzer erfasste Daten anzeigen“ angezeigt. Die hinzugefügten Erfassungssätze werden oben in der Liste angezeigt, so dass Sie immer einen Überblick über Ihre aktuellen Erfassungen haben. Sie können die Erfassungssätze durchsuchen, ggf. die Anzahl korrigieren, den Artikel über das Stift-Icon ändern oder einen Erfassungssatz löschen.
Titel, die im Libri-Katalog gelistet sind, werden bei der Erfassung automatisch in Quimus angelegt. Titel, die nicht im Libri-Katalog bekannt sind, können während der Erfassung als eigene Artikel angelegt und erfasst werden.
Die Bestandserfassung kann mit mehreren Benutzern gleichzeitig erfolgen. Zum Anzeigen der Erfassungssätze aller Benutzer klicken Sie einfach auf das x des Filter Chips „Nur durch aktuellen Benutzte erfasste Daten anzeigen“ oder wählen die entsprechende Option in der erweiterten Suche.
Die erfassten Datensätze werden kontinuierlich vom System gespeichert. Damit ist gewährleistet das Sie die Bestandserfassung jeder Zeit unterbrechen und nach einer Pause oder am nächsten Tag fortsetzen können.
Daten zusammenfassen
Werden zu einem Artikel mehrere Erfassungssätze aufgenommen, dann erfolgt beim Buchen der Bestandserfassung automatisch eine Zusammenführung der einzelnen Sätze zu einem Erfassungssatz.
In der laufenden Bestandserfassung können Sie sich jeder Zeit eine Zusammenfassung der bis dahin erfassten Artikel anzeigen lassen. Gehen Sie dafür auf das drei Punkte Menü der ungebuchten Bestandserfassung und wählen Sie Daten zusammenfassen aus.
In der Zusammenfassung sehen Sie alle Artikel die sie erfasst haben mit SOLL und IST Werten sowie die Differenzen. Anhand der Differenz können Sie direkt sehen ob etwas nicht stimmt. In der erweiterten Suche können Sie die Zusammenfassung weiter filtern um sich zum Beispiel nur die große Differenzen genauer anzuschauen. Mit einem Klick auf den Artikeltitel können Sie die Artikeldetailansicht aufrufen um die Artikelbewegungen überprüfen.
Sie haben auch die Möglichkeit die Zusammenfassung herunterzuladen.
Bestandserfassung buchen
Sie starten den Buchungsprozess indem Sie auf das drei Punkte Menü der ungebuchten Bestandserfassung gehen und Bestandserfassung buchen auswählen.
Im Dialog Fenster wir Ihnen die Zusammenfassung der IST und SOLL Exemplare sowie die Differenz angezeigt. Klicken Sie auf Buchen um den Buchungsprozess abzuschließen.
Anschließend wird die Bestandserfassung in der Übersicht mit dem Status gebucht, dem Buchungsdatum und dem Buchungsbenutzer, der die Buchung durchgeführt hat, aufgeführt.
Bestandserfassung Checkliste
Vorbereitung
- Legen Sie den Erfassungstermin mindestens 3-4 Wochen vor der Durchführung fest
- Während der Erfassung dürfen
- keine Bestandsänderungen (Wareneingang, Verkauf, Disposition) vorgenommen werden.
- Beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung (schauen Sie die Aufgaben an).
- Halten Sie alle Planungsschritte für Ihre Mitarbeiter transparent.
- Planen Sie einen Mitarbeiter für den Erfassungstag als „Frei verfügbar“ ein. So können Sie bei plötzlichem Krankheitsfall, o.ä. flexibel reagier
Aufgaben
- Termin festlegen (Laden geschlossen?) + Zeitplan erstellen
- Wenn nötig: Zusätzliche Hardware (Notebook zum Erfassen,Scanner, etc.) besorgen
- Ladenplan erstellen, Verkaufsmöbel durchnummerieren
- Hilfsmittel bereitstellen (Stifte, Klebeband, Notizpapier, etc.)
- Artikel auf EAN prüfen (Lesbarkeit, Preise)
- Sortimente, die nicht aufgenommen werden (Non Books,Postkarten), aus dem Erfassungsbereich entfernen
- Remissionen abschließend bearbeiten
- Team über Ablauf und Termin der Bestandsaufnahme informieren
- Eigene Artikel vor Erfassung (rechtzeitig!) anlegen