Lieferschein

Das Lieferscheinmodul von Quimus finden Sie im Bereich WWS unter der Kategorie „Verkauf“ über die Auswahl des Menüpunktes „Lieferschein“.

Einen Lieferschein verwenden Sie als Dokumentation über eine ausgehende Warenlieferung an Ihre Kund*innen. Gleichzeitig ist er die Grundlage, um die Lieferungen später per Rechnung zu fakturieren. Beim Buchen des Lieferscheins werden für die enthaltenen Positionen Artikelbewegungen erzeugt und die Artikelbestände entsprechend reduziert.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, mit der Erfassung eines Lieferscheins zu beginnen:

1. Manuelle Erfassung ohne Vorbezug zur einer Kundenbestellung. Dieser Vorgang wird im Folgenden beschrieben.
2. Erstellung über den Lieferscheinvorrat. Im Lieferscheinvorrat finden Sie alle ausgelieferten Kundenbestellungen, bei denen Sie bei der Bestellung die Option „Kunde wünscht Lieferschein und Rechnung“ gewählt haben. Die Vorgehensweise ist auf der Seite Lieferscheinvorrat beschrieben.

1. Manuelle Erfassung von Lieferscheinen ohne Vorbezug

Wechseln Sie in Quimus auf die Seite WWS -> Verkauf -> Lieferschein. Um mit der Erfassung eines neuen Lieferscheins zu beginnen, klicken Sie oben rechts auf das „+“- Icon („Neuen Lieferschein anlegen“).

Im Bereich Lieferscheininformationen können Sie nun eine bereits vorhandene Kundin auswählen oder alternativ eine neue Kundin anlegen. Bitte beachten Sie, dass Lieferscheine eine Empfängeradresse benötigen und diese in den Kundenstammdaten entsprechend gepflegt sein muss.
Neben der Kundenauswahl können Sie auch einen Hinweistext erfassen, der im Kopfbereich der Rechnung angedruckt wird.
Die Belegnummer und das Belegdatum werden beim Buchen des Lieferscheins automatisch vergeben und sind daher nicht editierbar.

Im Bereich „Lieferscheinposition hinzufügen“ können Sie analog zu anderen Formularen in Quimus Artikel zum Lieferschein hinzufügen. Dazu können Sie die Artikelnummer einscannen, Artikel aus der Bibliografie hinzufügen oder mehrere Artikel auf einmal übernehmen.
Sie können auch eine Freitextposition hinzufügen, für die kein Artikel in Quimus angelegt sein muss.

Die hinzugefügten Positionen erscheinen in der Karte „Lieferscheinpositionen“. Dort können Sie die Menge der einzelnen Positionen anpassen. Bei Bedarf können Sie auch den Preis, den Rabatt und den Steuersatz sowie den Positionstext, der auf den Lieferschein angedruckt wird, ändern.
Verwenden Sie den „Pfeil nach unten“-Button am Ende einer Lieferscheinposition, um einen positionsbezogenen Hinweistext eingeben zu können.

Schließlich können Sie in der Fußzeile noch einen Freitext pflegen, der auf dem Lieferschein unter den Positionen angedruckt wird.

Lieferschein verbuchen

Durch das Verbuchen des Lieferscheins wird dieser als Dokumentation eines erfolgten Warenausgangs unveränderbar in Quimus gespeichert. Gleichzeitig werden die zugehörigen Artikelbewegungen gebucht und die Bestände der entsprechenden Artikel angepasst. Bitte beachten Sie, dass die Verbuchung eines Lieferscheins nicht rückgängig gemacht werden kann.

Vor dem Buchen des Lieferscheins können Sie sich über das Icon „Vorschau Lieferschein PDF“ („Auge-Icon“) oben rechts auf der Seite eine Vorschau des Lieferscheins anzeigen lassen, der bereits genauso formatiert ist wie der endgültige Lieferschein.

Die eigentliche Verbuchung erfolgt schließlich über den Button „Lieferschein buchen“ im Fußbereich der Seite.

Nach der Verbuchung erhalten Sie eine Erfolgsmeldung und können den Lieferschein über den Button „Lieferschein Download“ als PDF auf Ihren PC herunterladen und bei Bedarf sofort ausdrucken.

Bearbeitung eines Lieferscheins unterbrechen und später fortsetzen

Sie können die Bearbeitung des Lieferscheins vor der Verbuchung jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.

Um die Bearbeitung eines noch nicht verbuchten Lieferscheins fortzusetzen, gehen Sie zurück auf die Seite „Einkauf“ -> „Lieferschein“ im WWS-Bereich. Hier finden Sie eine Liste aller Lieferscheine, die beim Aufruf der Seite bereits auf den Status „ungebucht“ gefiltert sind. Wählen Sie den gewünschten Lieferschein über das Stift-Icon („öffnen“) in der Spalte „Details“ aus. Der Lieferschein kann nun weiter bearbeitet und schließlich gebucht werden.

Wenn Sie den nicht verbuchten Lieferschein nicht mehr benötigen, können Sie ihn vor dem Verbuchen über das „Löschen“ Icon in der Kopf- oder Fußzeile entfernen.

Lieferscheine nachdrucken

Um einen bereits verbuchten Lieferschein nachdrucken zu können, gelangen Sie ebenfalls über die Seite „Einkauf“ -> „Lieferschein“ in den WWS-Bereich. Beim Aufruf der Seite ist immer der Filter „Status: ungebucht“ voreingestellt, so dass keine bereits gebuchten Lieferscheine angezeigt werden. Entfernen Sie den Filter, indem Sie auf das „x“-Symbol in diesem Filter klicken oder setzen Sie in der erweiterten Suche den Filter „Status“ auf „gebucht“. Dadurch werden gebuchte Lieferscheine in der Trefferliste angezeigt.

Sie können den gesuchten Lieferschein finden, indem Sie im Suchfeld z.B. nach dem Kund*innen-Namen,dem Titel, der Artikelnummer oder der Kundennummer suchen. Sie können auch die Filter in der erweiterten Suche verwenden und die Sortierung ändern, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken.

Wenn Sie den gewünschten Lieferschein gefunden haben, öffnen Sie ihn durch Klick auf das „Auge“-Icon („öffnen“). Klicken Sie anschließend im Kopfbereich des Lieferscheins auf das Icon „Download“ („Lieferschein als PDF herunterladen“), um das bei der ursprünglichen Verbuchung erzeugte PDF herunterzuladen und für den Nachdruck zu verwenden.

Warenrücknahme

Solange ein Lieferschein noch nicht fakturiert wurde, können Sie die gelieferte Ware über die Funktion „Warenrücknahme“ teilweise oder vollständig zurücknehmen.

In diesem Fall wird die zurückgenommene Ware nicht mehr zur Rechnungsstellung vorgeschlagen, und die zurückgenommene Menge wird wieder dem Lagerbestand hinzugefügt.

Um eine Warenrücknahme zu starten, suchen Sie zunächst den ursprünglichen Lieferschein, mit dem Sie die Lieferung gebucht haben. Gehen Sie dazu vor wie unter „Lieferscheine nachdrucken“ beschrieben. Klicken Sie auf das „Auge“-Icon („öffnen“), um zur Detailansicht des betreffenden Lieferscheins zu gelangen. In der Fußzeile des Lieferscheins steht Ihnen nun die Option „Warenrücknahme“ zur Verfügung. Nachdem Sie diese ausgewählt haben, können Sie für jede Position die entsprechende Rücknahmemenge eingeben.

Wenn Sie alle zurückzunehmenden Mengen erfasst haben, klicken Sie auf „Warenrücknahme buchen“. Dadurch wird der Vorgang abgeschlossen und die Mengen werden zurück zum Lager gebucht. Auf der Bestätigungsseite können Sie den Beleg über die erfolgte Warenrücknahme herunterladen und bei Bedarf drucken.

Schulung

Zu diesem Thema bieten wir auch Live-Online-Schulungen an. Weitere Informationen, Termine und Anmeldung unter: https://libri-support.de/quimus-schulung/quimus-masterclass-rechnungen-und-lieferscheine/