Lieferschein

Sie finden das Lieferschein-Modul von Quimus im Bereich WWS unterhalb der Kategorie „Verkauf“ über Auswahl des Menüpunktes „Lieferschein“.

Einen Lieferschein verwenden Sie als Dokumentation über eine ausgehende Warenlieferung an Ihre Kund*innen. Er ist gleichzeitig die Basis, um die Lieferungen zu einem späteren Zeitpunkt per Rechnung zu fakturieren. Beim Verbuchen des Lieferscheins werden Artikelbewegungen für die enthaltenen Positionen erzeugt und die Artikelbestände entsprechend reduziert.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, mit der Erfassung eines Lieferscheins zu beginnen:

1. Manuelle Erfassung ohne Vorbezug. Dieser Vorgang wird im Folgenden beschrieben.
2. Erfassung über den Lieferschein-Vorrat. In diesem sind alle gelieferten Kundenbestellungen zu finden, bei denen Sie schon bei Bestellung die Option „Kunde wünsch Lieferschein und Rechnung“ gewählt haben. Dieser Vorgang wird auf der Seite Lieferscheinvorrat beschrieben.

1. Manuelle Erfassung von Lieferscheinen ohne Vorbezug

Wechseln Sie in Quimus auf die Seite WWS -> Verkauf -> Lieferschein. Um mit der Erfassung eines neuen Lieferscheins zu Beginnen, klicken Sie oben rechts auf das „+“- Icon („Neuen Lieferschein anlegen“).

Im Bereich Lieferscheininformationen können Sie nun eine bereits vorhandene Kund*in auswählen oder alternativ eine neue Kund*in anlegen. Bitte beachten Sie, dass Lieferscheine aus rechtlichen Gründen die Angabe einer Empfängeradresse benötigen und diese entsprechend in den Kundenstammdaten gepflegt sein muss.
Neben der Kundenauswahl können Sie außerdem einen Hinweistext erfassen, der im Kopfbreich der Rechnung angedruckt wird.
Belegnummer und Belegdatum werden beim Buchen des Lieferscheins automatisch vergeben und können daher nicht bearbeitet werden.

Im Bereich „Lieferscheinposition hinzufügen“ können Sie analog zu anderen Formularen in Quimus Artikel zum Lieferschein hinzufügen. Hierzu können Sie die Artikelnummer scannen, Artikel aus Bibliografie hinzufügen oder mehrere Artikel auf einmal übernehmen.
Außerdem können Sie eine Freitextposition hinzufügen, für die kein Artikel in Quimus angelegt sein muss.

Hinzugefügte Positionen erscheinen auf der Karte „Lieferscheinpositionen“. Dort können Sie die Menge der einzelnen Positionen anpassen. Bei Bedarf können auch Preis, Rabatt und Steuersatz sowie der auf dem Lieferschein abgedruckte Positionstext verändert werden.
Verwenden Sie den „Pfeil runter“- Button am Ende einer Lieferscheinposition, um einen positionsbezogenen Hinweistext eingeben zu können.

Schließlich können Sie in den Fußinformationen noch einen Freitext pflegen, der unterhalb der Positionen auf dem Lieferschein abgedruckt wird.

Lieferschein verbuchen

Durch die Verbuchung des Lieferscheins wird dieser unveränderlich als Dokumentation über einen erfolgten Warenausgang in Quimus gespeichert. Zeitgleich werden die zugehörigen Warenbewegungen gechrieben und die Bestände der zugehörigen Artikel angepasst. Bitte beachten Sie, dass die Buchung eines Lieferscheins nicht rückgängig gemacht werden kann.

Sie können vor der Verbuchung des Lieferscheins über das Icon „Vorschau Lieferschein PDF“ (Auge-Symbol) oben rechts auf der Seite eine Vorschau des Lieferscheins anzeigen, die bereits genauso formatiert ist, wie der endgültige Lieferschein.

Das eigentliche Auslösen der Buchung erfolgt schließlich über die Schaltfläche „Lieferschein buchen“ im Fußbereich der Seite.

Nach der Verbuchung sehen Sie eine Erfolgsmeldung und könen den Lieferschein durch die Schaltfläche „Lieferschein Download“ als PDF auf Ihren PC herunterladen und bei Bedarf sofort ausdrucken.

Bearbeitung eines Lieferscheins unterbrechen und später fortsetzen

Sie können die Bearbeitung des Lieferscheins vor der Verbuchung jederzeit unterbrechen und zu einem beliebigen Zeitpunkt fortsetzen.

Um die Bearbeitung eines noch nicht gebuchten Lieferscheins fortzusetzen, gehen Sie zurück zu der Seite „Einkauf“ -> „Lieferschein“ im WWS-Bereich. Hier finden Sie eine Liste aller Lieferscheine, welche beim Aufruf der Seite bereits auf den Status „ungebucht“ gefiltert ist. Wählen Sie den gewünschten Lieferschein mithilfe des Stift-Symbols („öffnen“) in der Spalte „Details“ aus. Die Bearbeitung des Lieferscheins kann nun fortgesetzt und letztendlich gebucht werden.

Sofern Sie den ungebuchten Lieferschein nicht mehr benötigen, können Sie diesen vor der Verbuchung über das „Löschen“-Icon in der Kopf- oder Fußzeile entfernen.

Lieferscheine nachdrucken

Um einen bereits verbuchten Lieferschein nachdrucken zu können, steigen Sie ebenfalls über die Seite „Einkauf“ -> „Lieferschein“ im WWS-Bereich ein. Beim Aufruf der Seite ist immer der Filter „Status: ungebucht“ vorbelegt, sodass keine bereits gebuchten Lieferscheine dargestellt werden. Entfernen Sie den Filter Filter, indem Sie auf das „x“ Symbol in diesem Filter klicken oder in der erweiterten Suche den Filter „Status“ auf „gebucht“ setzen. Dadurch erscheinen in der Trefferliste gebuchte Lieferscheine.

Sie können den gesuchten Lieferschein finden, indem Sie im Suchfeld z.B. nach dem Kund*innen-Namen, Titel, Artikelnummer oder Kundennummer suchen. Es können außerdem die Filter in der erweiterten Suche verwendet sowie durch Klick auf die Spaltenüberschriften die Sortierung geändert werden.

Sobald Sie den gewünschten Lieferschein gefunden haben, öffnen Sie diesen per Klick auf das „Auge“-Symbol („öffnen“). Im Kopfbereich des Lieferscheins klicken Sie dann auf das „Download“-Symbol („Lieferschein als PDF herunterladen“), um das bei der ursprünglichen Verbuchung erzeugte PDF herunterzuladen und für den Nachdruck zu verwenden.

Warenrücknahme

Solange ein Lieferschein noch nicht fakturiert wurde, können Sie die gelieferte Ware über die Funktion „Warenrücknahme“ teilweise oder vollständig zurücknehmen.

In diesem Fall wird Ihnen die zurückgenommene Ware nicht mehr für die Erstellung einer Rechnung vorgeschlagen und die zurückgenommene Menge wieder dem Lager zugebucht.

Um eine Warenrücknahme zu beginnen, suchen Sie zunächst den ursprünglichen Lieferschein, durch den Sie die Lieferung gebucht haben. Gehen Sie hierzu genauso vor wie unter der Überschrift „Lieferscheine nachdrucken“ beschrieben. Klicken Sie auf das „Auge“- Symbol („öffnen“), um zur Detailansicht des betroffenen Lieferscheins zu gelangen. Im Fußbereich des Lieferscheins steht Ihnen nun die Option „Warenrücknahme“ zur Verfügung. Nachdem Sie diese ausgewählt haben, können Sie für jede Position die entsprechende Rücknahmemenge erfassen.

Wenn Sie alle zurückzunehmenden Mengen erfasst haben, klicken Sie auf „Warenrücknahme buchen“. Dadurch wird der Vorgang abgeschlossen und die Mengen zurück zum Lager gebucht. Auf der Bestätigungsseite können Sie den Beleg über die erfolgte Warenrücknahme herunterladen und bei Bedarf drucken.

Schulung

Zu diesem Thema bieten wir Ihnen auch Live Online Trainings an. Weitere Informationen, Termine und Anmeldung: https://libri-support.de/quimus-schulung/quimus-masterclass-rechnungen-und-lieferscheine/