Sie finden das Fakturmodul von Quimus im Bereich WWS unterhalb der Kategorie „Verkauf“ über Auswahl des Menüpunktes „Rechnung / Lieferschein“.
Eine Rechnung dokumentiert den Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Ihre Kund*innen. Gutschriften dokumentieren die Erstattung von Waren und Dienstleistungen. Im ersten Teil dieses Artikels beschreiben wir den Prozess am Beispiel einer Rechnung. Am Ende des Artikels wird auf die Besonderheiten bei der Erstellung einer Gutschrift hingewiesen.
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, um mit der Erstellung einer Rechnung in Quimus zu beginnen:
- Manuelle Erfassung ohne Vorbezug: Dieser Vorgang wird im Folgenden auf dieser Seite beschrieben.
- Erfassung über den Fakturvorrat: In diesem Vorrat sind alle verbuchten, aber noch nicht fakturierten Kundenbestellungen zu finden. Außerdem sind im Fakturvorrat solche Positionen enthalten, bei denen Sie schon bei Bestellung die Option „Kude wünscht Rechnung“ gewählt haben.
Dieser Vorgang wird auf der Seite Fakturvorrat beschrieben.
1. Manuelle Erfassung einer Rechnung ohne Vorbezug
Wechseln Sie in Quimus auf die Seite WWS -> Verkauf -> Rechnung / Gutschrift. Um mit der Erfassung einer neuen Rechnung zu Beginnen, klicken Sie oben rechts auf das „+“- Icon und wählen dann „Neue Rechnung“.
Im Bereich Rechnungsinformationen können Sie nun eine bereits vorhandene Kund*in auswählen oder alternativ eine neue Kund*in anlegen. Bitte beachten Sie, dass Rechnungen aus rechtlichen Gründen die Angabe einer Empfängeradresse benötigen und diese entsprechend in den Kundenstammdaten gepflegt sein muss.
Neben der Kundenauswahl können Sie außerdem einen Hinweistext erfassen, der im Kopfbreich der Rechnung angedruckt wird.
Belegnummer und Belegdatum werden beim Buchen der Rechnung automatisch vergeben und können daher nicht bearbeitet werden.
Im Bereich „Rechnungsposition hinzufügen“ können Sie analog zu anderen Formularen in Quimus Artikel zur Rechnung hinzufügen. Hierzu können Sie die Artikelnummer scannen, Artikel aus Bibliografie hinzufügen oder mehrere Artikel auf einmal übernehmen.
Außerdem können Sie eine Freitextposition hinzufügen, für die kein Artikel in Quimus angelegt sein muss.
Hinzugefügte Artikel erscheinen auf der Karte „Rechnungspositionen“. Dort können Sie die Menge der einzelnen Positionen anpassen. Bei Bedarf können auch Preis, Rabatt und Steuersatz sowie der auf der Rechnung abgedruckte Positionstext verändert werden.
Verwenden Sie den „Pfeil runter“- Button am Ende einer Rechnungsposition, um einen positionsbezogenen Hinweistext eingeben zu können.
Schließlich können Sie in den Fußinformationen noch einen Freitext pflegen, der unterhalb der Positionen auf der Rechnung abgedruckt wird.
Rechnung verbuchen
Durch die Verbuchung der Rechnung wird diese unveränderlich als Dokumentation über den erfolgten Verkauf in Quimus gespeichert. Zeitgleich werden die zugehörigen Warenbewegungen gechrieben und die Bestände der zugehörigen Artikel angepasst. Bitte beachten Sie, dass die Buchung einer Rechnung nicht rückgängig gemacht werden kann.
Sie können vor der Verbuchung der Rechnung über das Icon „Vorschau Rechnung PDF“ (Auge-Symbol) oben rechts auf der Seite eine Vorschau der Rechnung anzeigen, die bereits genauso formatiert ist, wie die spätere gebuchte Rechnung.
Das eigentliche Auslösen der Buchung erfolgt schließlich über die Schaltfläche „Rechnung buchen“ im Fußbereich der Seite.
Nach der Verbuchung sehen Sie eine Erfolgsmeldung und könen die Rechnung durch die Schaltfläche „Rechnung Download“ als PDF auf Ihren PC herunterladen und bei Bedarf sofort ausdrucken.
Bearbeitung einer Rechnung unterbrechen und später fortsetzen
Sie können die Bearbeitung der Rechnung vor der Verbuchung jederzeit unterbrechen und zu einem beliebigen Zeitpunkt fortsetzen.
Um die Bearbeitung einer noch nicht gebuchten Rechnung fortzusetzen, gehen Sie zurück zu der Seite „Einkauf“ -> „Rechnung / Gutschrift“ im WWS-Bereich. Hier finden Sie eine Liste aller Rechnungen und Gutschriften, welche beim Aufruf der Seite bereits auf den Status „ungebucht“ gefiltert ist. Wählen Sie die gewünschten Rechnung mithilfe des Stift-Symbols („öffnen“) in der Spalte „Details“ aus. Die Bearbeitung der Rechnung kann nun fortgesetzt werden.
Sofern Sie die ungebuchte Rechnung nicht mehr benötigen, können Sie diese vor der Verbuchung über das „Löschen“-Icon in der Kopf- oder Fußzeile entfernen.
Rechnungen nachdrucken
Um eine bereits verbuchte Rechnung nachdrucken zu können, steigen Sie ebenfalls über die Seite „Einkauf“ -> „Rechnung / Gutschrift“ im WWS-Bereich ein. Beim Aufruf der Seite ist immer der Filter „Status: ungebucht“ vorbelegt, sodass keine bereits gebuchten Rechnungen oder Gutschriften dargestellt werden. Entfernen Sie den Filter Filter, indem Sie auf das „x“ Symbol in diesem Filter klicken oder in der erweiterten Suche den Filter „Status“ auf „gebucht“ setzen. Dadurch erscheinen in der Trefferliste gebuchte Rechnungen und Gutschriften. Sie können hier auch den Typ (Rechnung oder Gutschrift) auswählen.
Sie können die gesuchte Rechnung finden, indem Sie im Suchfeld z.B. nach dem Kund*innen-Namen, Titel, Artikelnummer oder Kundennummer suchen. Es können außerdem die Filter in der erweiterten Suche verwendet sowie durch Klick auf die Spaltenüberschriften die Sortierung geändert werden.
Sobald Sie die gewünschte Rechnung gefunden haben, öffnen Sie diesen per Klick auf das „Auge“-Symbol („öffnen“). Im Kopfbereich der Rechnung klicken Sie dann auf das „Download“-Symbol („Rechnung als PDF herunterladen“), um das bei der ursprünglichen Verbuchung erzeugte PDF herunterzuladen und für den Nachdruck zu verwenden.
Gutschrift anlegen
Sie können das Modul „Rechnung / Gutschrift“ auch zum erzeugen von Gutschriften nutzen. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, eine neue Gutschrift ohne Vorbezug anzulegen oder auf Basis einer existierenden Rechnung die Erstellung einer Gutschrift zu beginnen.
Um eine neue Gutschrift ohne Vorbezug anzulegen, wählen Sie auf der Seite „Rechnung / Gutschrift“ das „+“ Icon („Neue Rechnung oder Gutschrift anlegen“) und klicken dann auf die Option „Neue Gutschrift“. Es öffnet sich ein Dialog zur Erfassung der Gutschrift, der von der Bedienung der Erstellung einer Rechnung entspricht. Im Gegensatz zur Rechnung wird die gutgeschriebene Ware jeodoch Ihrem Lager zugebucht.
Sofern Sie nicht möchten, dass die Ware beim Buchen der Gutschrift in Ihr Lager gebucht wird, können Sie dies unterbinden, indem Sie den Haken in der Checkbox der Spalte „Artikelbewegung“ pro betroffener Position entfernen.
Die Verbuchung sowie der Nachdruck einer Gutschrift funktionier analog zur Rechnung.
Falls Sie eine gesamte Rechnung gutschreiben möchten, unterstützt Sie Quimus bei der Erstellung der Gutschrift. Suchen Sie zunächst die bereits gebuchte Rechnung wie oben beschrieben. Wählen sie in der Trefferliste oder in der Detailansicht der betroffenen Rechnung anschließend die Option „Gutschrift anlegen“. Dadurch wird die betroffene Kund*in sowie alle Artikel, Mengen und Preise automatisch in eine neue Gutschrift übernommen.
Schulung
Zu diesem Thema bieten wir Ihnen auch Live Online Trainings an. Weitere Informationen, Termine und Anmeldung: https://libri-support.de/quimus-schulung/quimus-masterclass-rechnungen-und-lieferscheine/